エクセルで住所録

エクセルで住所録・宛名ラベル

エクセルは計算機能に一つの特色がありますが、会社や個人にとって
住所録の作成や個人情報の整理にもエクセルは極めて有用です。

会やｸﾗﾌﾞの幹事をしたりするとき、会員名簿を作ることが多いと思います。
効率的に会員名簿を作ったり宛名ラベルを作るときの参考にしてください。

私は学生時代の同窓会の名簿をエクセルで作成します。そしてそれから２年に一度の
総会(パーティー) のときのネームプレートを「宛名ラベル印刷」で作成するつもりです。

会員名簿基本型(エクセル）

会員番号	氏名	ふりがな	電話番号	FAX番号	郵便番号	住　　　所

・ふりがなをふっておくと「あいう」順に並び替えるときに便利です。
・住所(郵便番号と住所の列）を前に持ってきても良いです。しかし、電話をよく使う人は電話を前に持ってくる方が使いやすいと思います。
・住所はマンションなど建物名などを入れると長くなりますので、住所１、住所２と分けてつくると見やすいし、宛名ラベルで住所を入れるとき見栄えが良くなります。
・FAX番号のあとに携帯番号、住所のあとに生年月日などの個人データの欄をもってきたらよいでしょう。印刷するときなど必要に応じて表示しないよう隠すことも出来ます。エクセルにはこうした機能もあります.。忘れてました、メールアドレスも入れましょう。名簿の表は用途に応じて工夫して作成してください。
・一行おきに色を付けると見やすいです。特に横に長くなると見にくくなりますので一行おきに色を付けると見やすくなります。
・効率的にアドレス帳をつくる方法として郵便番号⇒住所変換があります。
・そのほかに、セルの書式設定－表示形式(タブ）－分類　その他－種類　郵便番号・電話番号（東京）を使えば少しは入力が楽です。
・メールアドレスをいれるときはコピー&ペーストを多用しましょう。

Ⅰ　ふりがなを別のセルに表示したい

ふりがなを付けたいセルや列を選択してメニューバーの｢書式」⇒「ふりがな」⇒｢表示/非表示」をクリックすればふりがなを表示できます。

これを例えば隣のセルに表示するにはPHONETIC関数を使います。

＝PHONETIC（処理対象）　

(注）処理対象：漢字が入力されたセルの番地を入力する。　関数を入力する場所はふりがなを表示したいセルです。

		D	E
5	会員番号	氏名	フリガナ
6		吉田　隆直	=PHONETIC(D6)

ふりがなをひらがなやカタカナに文字を変更することが出来ます。　
書式⇒ふりがな⇒設定　ふりがなを設定する設定箇所はあくまでも処理対象です。

http://hamachan.fun.cx/excel/hurigana.htmlに解説されてます。こちらの方がわかりやすいかも知れません。https://www.slownet.ne.jp/sns/my/article/200705020940-9369364.htmｌ　にも説明があります

Ⅱ. 郵便番号から住所　

（1）郵便番号をクリックすると直接住所が出てくる方法があります。地番はそれぞれ自分で入力してください。

１　画面下のＩＭＥツールバーの箱（ツール）をクリックして、メニューからプロパティをクリックします。

２　辞書／学習タブをクリックします。
３　システム辞書から、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ　ＩＭＥ　郵便番号辞書をクリックし
て、反転させ、チェックボックスをクリックすると、順に、　空欄→グレー→黒　なるので、黒にします。
４　ＯＫをクリックする。
５　ＷｏｒｄまたはＥｘｃｅｌで、全角で例えば１０５－０００４と入力して、キーボード下の横バーで変換すると、東京都港区新橋となります。

（2）郵便番号変換ウィザードを使うとたとえば隣のセルに住所を入れられます。

上記URLで郵便番号変換ウィザードを使う（アドインによる）使い方を説明してくれています。参考にしてください。

この方法ですと複数行のセルを対象に変換することが可能です。効率的に住所録を編集することが出来ます。

Ⅲ一行おきに色を付ける

（1）関数を使って色を付ける

　エクセルの表で、たとえば縦に名前、横にその人に対する各種データを入力する場合、データ項目が多くなると、表が横長になり、１行おきにセルの背景に色をつければ見やすくなるのに、と思うことがあります。

　行数が少なく、完成した表なら、背景に色をつけたいセルを順番に選択して、色をつけていってもいいのですが、行数が多い場合や、あとから行を入れ替えたり、追加削除をする場合はいちいちやってられません。

　そんな場合でも、「条件付き書式」と「関数」を使えば実現できます。エクセルはいろいろ使えます。

　１．エクセルの表で、１行おきにセルの背景に色をつけたい範囲をすべて選択しましょう。範囲の左上のセルで左ボタンを押し、範囲の右下のセルまでドラッグして離せば選択できるはずです。

　２．メニューバーから「書式」－「条件付き書式」を選択します。

　３．「条件付き書式の設定」画面が開いたら

　　１）「条件1(1)」の下のボックスで「数式が」を選択します。

　　２）「数式が」と表示された右にあるデータ入力用のボックスに「=MOD(ROW(),2)=1」と入力します。
　　３）「書式」ボタンをクリック、「セルの書式設定」画面を開き、
　　　　「パターン」タブを選択、「パターン」画面でセルの背景に付けたい好きな色を選択して「OK」ボタンをクリック。

　　４）「条件付き書式の設定」画面で「OK」をクリック。

　これで選択したセルの範囲で、１行おきに選択した背景色が付きます。

　※色を付ける行の順番を入れ替えたい場合は、３－２）で入力した数式を「=MOD(ROW(),2)=0」と修正すればいいだけです。

参考までに使った関数の説明をすると以下のようになります。
　　
　■ MOD（モッド）関数　=MOD(数値,除数)
　　指定した「数値」を「除数」で割ったときの「余り」を計算します。

　■ ROW（ロウ）関数　=ROW(参照セル番地)
　　参照したセルの「行番号」を求める関数。「参照セル番地」のない「=ROW()」の場合、数式が入力されたセルの番号を調べます。

　この２つの関数を組み合わせた数式「=MOD(ROW(),2)=1」は、設定したセルの「行番号」を調べ、それを２で割り、１余ったら正しい、つまり「行番号」が奇数なら正しい、と判断する数式ということになります。

　これで「行番号」が奇数のセルにだけ背景色が付く「条件付き書式」ができるわけです。さらに「=ROW()」の代わりに、COLUMN（カラム）関数「=COLUMN()」を使えば、行の代わりに「列」で同じことができます。

■ COLUMN（カラム）関数　=COLUMN(参照セル番地)
　　参照したセルの「列番号」を求める関数。「参照セル番地」のない「=COLUMN()」の場合、数式が入力されたセルの列番号を調べます。

(2)一行おきに色を付ける(その2)　『書式のコピー』を使う方法　こちらの方法が簡単です。簡便法です。

１．エクセルの表で適当なセルを選択＆右クリック、メニューから
　　　「セルの書式設定」を選択、設定画面を開きます。

２．「セルの書式設定」画面で「パターン」タブを選択、希望する
　　　セルの色とパターンを設定して「OK」ボタンを押します。　　
３．「色をつけたセル」と、一行下の「色がついていないセル」を
　　　同時に選択して、標準のツールバーにある「色を塗るハケ」の
　　　絵柄の「書式のコピー／貼り付け」アイコンボタンをクリック。

４．エクセルの表で、１行おきにセルの背景に色をつけたい範囲を
　　　すべて選択しましょう。範囲の左上のセルで左ボタンを押し、
　　　範囲の右下のセルまでドラッグして離せば選択できます。

　これで選択したセルの範囲で、１行おきに選択した背景色が付きます。

さらに「別の色をつけたセル」を一行下に追加して、同時に選択するセルを３行分に増やして、同じように「書式のコピー／貼り付け」を実施すれば、３行の色の組み合わせを背景にした表が作れます。

(ご参考）　　次の入力規則について知っていると作表がきれいに出来ます。

B列とD列は全角(日本語入力）で、A,C,Eは半角で入力したい、いちいち切り替えるのは面倒くさい。そのようなときに入力規則で一括で設定することが出来ます。

列番号BとDを選択してメニューバーの「データ」→「入力規則」をクリックします

「データの入力規則」ダイアログボックスの「日本語入力」タブをクリックします。
▼をクリックして、「オン」を選択して、日本語入力をオンに設定します。
「ＯＫ」ボタンをクリックします。

同じようにA列とC列、およびE列は、日本語入力システムがオフの状態に設定します。
設定した表でアクティブセルの位置を移動させてみましょう。
A列とC列、E列は、日本語入力システムがオフの状態に、B列、D列は日本語入力システムがオンになります。

Ⅳ. 宛名ラベル印刷

(1) 宛名ラベルをワードの差込印刷の方法を利用して作成します

http://hamachan.fun.cx/word/atena.html

上記URLに詳しく解説されています。１回自分で作ってみることが重要です。試してみてください。

住所などを入れない名前だけのネームプレートも作成できます。いろいろ使ってみてください。